Comment bien préparer une réunion ?

C'est au cours des réunions que les décisions les plus importantes concernant le développement de l'entreprise sont prises. Cependant, les employés considèrent souvent les réunions comme une perte de temps. Cette idée, bien que fausse, est plausible en raison du manque de préparation des organisateurs. Le présent article vous permettra de biens préparer une réunion.

Définir le type de réunion à diriger

Les animateurs doivent déterminer le format de la réunion qu'ils organiseront. Est-ce juste une séance d'information ? une résolution ? Echange créatif par le brainstorming ? En fait, la méthode utilisée pour transmettre l'information aux membres de l'équipe diffère de la méthode utilisée pour mettre en œuvre des stratégies d'amélioration de la productivité. Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://www.passion-entrepreneur.com/. 

De même, le style utilisé pour animer la réunion dépend également de la nature du sujet à discuter. Tout cela fonctionne toujours, même pour la visioconférence.

Choisir le lieu de la réunion

Généralement, le choix du lieu de réunion dépend du type de réunion. Si vous envisagez de démarrer un nouveau projet, de faire une présentation ou d'organiser une réunion très formelle, une grande salle de conférence est idéale. Par exemple, si certains participants (dont la présence est indispensable) sont encore en déplacement, vous pouvez tenir la réunion en visioconférence au lieu de reporter la date. Enfin, s'il s'agit d'une réunion informelle, ou d'un simple suivi hebdomadaire, vous pouvez diriger sans problème depuis le bureau.

Mettre en place des moyens, c'est dynamiser la réunion

Pendant la réunion, une partie du public est passive. Si vous souhaitez mettre en place une réunion plus dynamique, par exemple, vous pouvez faire un tour de table et impliquer tout le monde, ou laisser parler ceux qui se soucient le plus du sujet. Il est également possible d'enfreindre les règles formelles en disposant les chaises en demi-cercle, rapprochant ainsi tous les participants. 

De plus, vous pouvez abandonner l'utilisation de PowerPoint pour faciliter le travail d'équipe. Enfin, n'oubliez pas de préparer les aspects pratiques de la réunion, c'est-à-dire préparez le matériel dont vous avez besoin : microphone, tableau blanc, projecteur, polycopié, bloc-notes, bouteille d'eau, etc.